مقدمه

برای یک مشاور یکی از الزامات اساسی برخورداری از تفکر ساختاری در برقراری ارتباط با کلاینت و ارائه پیشنهادات به وی است. مشاوران ناگزیرند توصیه های جدی خود را به مدیرانی ارائه دهند که بسیار پر مشغله هستند و عموماً به دلیل مشکلات جاری شرکت دارای ذهنی آشفته اند. از این رو در بسیاری از اوقات، مشاوران فقط چند دقیقه برای جلب نظر و توجه مدیری که کلاینت آنهاست در اختیار دارند. 

کمپانی مک کینزی به عنوان با پرستیژترین شرکت مشاوره ای جهان جهت ساختاردهی به نحوه تفکر مشاوران خود و ارائه توصیه به کلاینت هایشان ابزاری را بکار می گیرد که به آن اصل هرم (The Pyramid Principle) گفته می شود.

3 نکته اصلی مورد استفاده از اصل هرم در مک کینزی عبارتند از:

  1. ابتدا با راه حل شروع کنید.
  2. استدلالهای پشتیبان خود را گروه بندی و خلاصه کنید.
  3. ایده های حمایتی خود را به طور منطقی نظم دهی کنید.

در ادامه این سه نکته را تشریح می کنیم.

 ابتدا با راه حل شروع کنید.

برای برقراری ارتباط بصورت ساختاری با یک مدیر اجرایی پرمشغله، ابتدا باید از پاسخ سؤال اجرایی شروع کنید و سپس استدلالات پشتیبان خود را ذکر نمایید. این ساختار "از بالا به پایین" برای بسیاری از ما چندان منطقی به نظر نمی رسد. در سوابق علمی و مهندسی، ما عادت داریم قبل از آنکه قضیه ای را بیان کنیم فرایند رسیدن به نتیجه را تشریح کنیم. از این رو ما معمولاً قبل از اشاره به نتیجه به ذکر اطلاعات مرتبط، بازگو کردن همه تجزیه و تحلیل های انجام شده یا بررسی همه ایده های حمایتی می پردازیم و بعد نتیجه را به شکل یک راه حل واحد ارائه می دهیم. اما این روش برای ارائه توصیه اجرایی به یک مدیر مضطرب و پر مشغله چندان جذاب و اثر گذار نیست.

از این رو مشاوران مکنزی در پاسخ به سوال مدیری که کلاینت مشاوره است ابتدا به شکل مستقیم و شسته رفته راه حل مسئله را ارائه می کنند.

شرکت مشاوره مکنزی دو دلیل برای این کار دارد:

الف) مشاوران می بایست از مدت زمان جلسه نهایت استفاده را برای ارائه راه حل ها و پیشنهادهای خود ببرند. از آنجا که مدیران معمولاً به دلیل مشغله زیاد فرصت کافی برای دنبال کردن دلایل بدون دانستن نقطه نتایج ندارند، بهتر است مشاوران جلسه را با نتیجه و راه حلی که یافته اند شروع کنند. در بعضی از مواقع مدیر هم از قبل به همان نتیجه ای رسیده است که مشاوران رسیده اند در چنین حالتی معمولاً نیازی به ارائه دلایل پشتیبان به شکل مفصل نخواهد بود.

ب) بسیاری از مدیران اغلب به روش "از بالا به پایین" فکر می کنند. آنها ترجیح می دهند بر روی راه حل تمرکز کنند و نمی خواهند با جزئیات تمرکز خود را از بین ببرند. مشاوران مکنزی با ارائه توصیه خود به شکل راه حلی صریح و روشن در ابتدای جلسه، الگوی ذهنی مدیر را منظم می کنند و مدیر می تواند با سرعت و کیفیت بیشتری اطلاعات دریافتی بعدی را پردازش نماید.

ج) زمانی که مشاور به شکل مستقیم و روشن پاسخ مساله و مشکل کلاینت خود را اعلام می کند، توصیه اش بسیار متقاعد کننده تر به نظر می رسد. چرا که مشاور در ابتدا به دنبال دلایل و کلمات برای اثبات ارزش توصیه خود نمی گردد و همان اول توصیه طلایی را رو می کند و به سوالی که برایش مطرح کرده بودند پاسخ صریح می دهد. چنین مشاوری قابل اطمینان تر و متبحر تر به نظر می آید.

استدلالهای پشتیبان خود را گروه بندی و خلاصه کنید

مخاطبان شما (خواه شنونده یا خواننده) به طور طبیعی برای یادآوری آنچه شما می­گویید، شروع به جمع آوری و جمع بندی استدلال ها و ایده های شما خواهند کرد. بنابراین بهتر است در انجام این کار به آنها کمک کرده و توصیه کلی خود را مؤثرتر و به یاد ماندنی تر کنید.

اصل هرم مدعی است که "ایده طرح شده همواره می بایست یک هرم از یک راه حل واحد و زیر مجموعه ای از استدلالات پشتیبان آن تشکیل دهد." این راه حل واحد در واقع پاسخ به مساله کلاینت است. در زیر یک راه حل واحد ، شما قرار است سطح بعدی ایده ها و استدلال های پشتیبان را گروه بندی و خلاصه کنید. سپس، برای هر ایده یا استدلال پشتیبان، به استدلال های بیشتری بپردازید تا زمانی که یک هرم تشکیل شود. اصل هرم می آموزد که "ایده ها در هر سطح از هرم باید همیشه خلاصه ای از ایده های گروه بندی شده در زیر خود باشد."

بهتر است سطوح این هرم بر اساس قاعده 3 تایی های مکنزی، سه سطحی باشد.

 

 

تجزیه یک استدلال به یک ساختار هرمی

وقتی استدلالهای پشتیبان خود را گروه بندی و خلاصه می کنید، به آسانی می توانید از راه حل به سطح بعدی ایده ها و استدلال ها بروید بدون اینکه مجبور باشید به جزئیات بپردازید.

استدلال های حمایتی خود را به طور منطقی نظم دهی کنید

سرانجام ، شما باید اطمینان حاصل کنید که ایده ها و استدلال های هر گروه و هر سطح از هرم، اهمیت یکسانی داشته باشند و از ساختار منطقی پیروی کنند. چند روش مختلف برای نظم دهی منطقی استدلال هایی که در یک گروه قرار دارند وجود دارد:

1. ترتیب زمانی: اگر دنباله ای از وقایع وجود دارد که رابطه علت و معلولی را تشکیل می دهند، باید استدلال ها را به ترتیب زمانی ارائه دهید.

2. نظم ساختاری: یک ایده واحد را به اجزای آن تقسیم کنید و بعد اطمینان حاصل کنید که تمام استدلال های اصلی حمایتی را در ارائه کرده اید.

3. درجه اهمیت: استدلال های پشتیبان را بر اساس میزان اهمیت شان از کم اهمیت تا با اهمیت ترین مرتب کرده و  ارائه دهید.

اصل Pyramid به همراه قاعده 3 تایی ها، به یک ابزار ارتباطی ساختاریِ بسیار قدرتمند برای ارائه توصیه ها و پیشنهادات به مدیران پرمشغله تبدیل می شود. در شرکت مشاوره مک کینزی به کرّات این اصل به همراه قاعده 3 تایی ها در ارتباط کتبی و کلامی مورد استفاده قرار می گیرد تا میزان موفقیت پیشنهادهای مشاوره ای بالا برود.

اصل هرم فقط به برقراری ارتباط با کلاینت محدود نمی شود، بلکه در برقراری ارتباط با هر شخصی که می خواهید با استدلال منطقی متقاعدش کنید، نیز موثر است. به عنوان یک کارآفرین ، این ابزار می تواند شما را برای برقراری ارتباط با سرمایه گذاران مسلح کند. به عنوان یک رهبر در یک سازمان، می توانید از این ابزار هنگام تهیه یک پیشنهاد مهم و برقراری ارتباط با همکاران یا ذینفعان پروژه استفاده کنید.

 

 منبع :

کتاب 

The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking

مولف : 

خانم دکتر لیلی فنایی

 

 


مطالب مرتبط